Taloushallinto ohjelmiston valinta
Hyvä taloushallinnon ohjelmisto ei ole vain kirjanpidon työkalu. Se voi parhaimmillaan säästää aikaa, vähentää manuaalista työtä ja antaa yrittäjälle ajantasaisen näkymän yrityksen talouteen.
Taloushallinnon ohjelmistojen tarjonta on nykyään laaja. Markkinoilla on useita vaihtoehtoja, jotka tarjoavat kirjanpidon lisäksi muun muassa laskutusta, ostolaskujen käsittelyä, palkanlaskentaa, raportointia ja erilaisia automaatioita.
Mutta mikä ohjelmisto sopii juuri sinun yrityksellesi?
Tähän kysymykseen ei ole yhtä oikeaa vastausta.
Paras taloushallinnon ohjelmisto ei välttämättä ole markkinoiden tunnetuin, edullisin tai ominaisuuksiltaan laajin. Paras on se, joka palvelee yrityksesi nykyisiä tarpeita ja tukee myös tulevaa kasvua.
Ohjelmiston valinta kannattaa aloittaa yrityksestä – ei ohjelmistosta
Kun yritys alkaa etsiä uutta taloushallinnon järjestelmää, ensimmäinen ajatus voi helposti olla:
”Mikä ohjelmisto meidän pitäisi valita?”
Parempi kysymys on:
”Mitä me tarvitsemme taloushallinnolta?”
Ennen ohjelmistojen vertailua kannattaa määritellä yrityksen tärkeimmät tarpeet.
Esimerkiksi:
- Hoidetaanko laskutus itse vai tilitoimiston kanssa?
- Kuka käsittelee ja hyväksyy ostolaskut?
- Tarvitaanko palkanlaskentaa?
- Millaisia talousraportteja yrittäjä tai johto tarvitsee?
- Tarvitaanko kassavirran seurantaa tai ennustamista?
- Mitä muita järjestelmiä taloushallinnon pitäisi pystyä hyödyntämään?
- Kuinka paljon yrityksen odotetaan kasvavan tulevina vuosina?
- Kuinka paljon yrittäjä haluaa itse osallistua taloushallintoon?
Kun nämä asiat ovat selvillä, ohjelmistojen vertailu muuttuu huomattavasti helpommaksi.
Pelkkä hinta ei kerro, mikä ratkaisu on edullisin
Taloushallinnon ohjelmistojen hinnoittelua vertaillessa kannattaa katsoa kuukausimaksua pidemmälle.
Kokonaiskustannuksiin voivat vaikuttaa esimerkiksi käyttäjämäärät, tapahtumien määrä, laskutus, palkanlaskenta, lisäpalvelut, integraatiot, käyttöönotto ja koulutus.
Edullinen ohjelmisto voi tulla kalliiksi, jos sen käyttäminen vaatii paljon manuaalista työtä.
Toisaalta kalliimpi järjestelmä ei automaattisesti tarkoita parempaa ratkaisua.
Ratkaisevaa on se, mitä yritys saa käyttämästään rahasta vastineeksi.
Jos ohjelmisto säästää yrittäjän aikaa, automatisoi taloushallinnon rutiineja ja helpottaa talouden seurantaa, sen arvo voi olla huomattavasti pelkkää kuukausihintaa suurempi.
Kasvaako yrityksesi? Huomioi se jo ohjelmistoa valitessa
Yksi yleinen virhe on valita järjestelmä vain tämänhetkisen tilanteen perusteella.
Jos yrityksellä on tavoitteena kasvaa, myös taloushallinnon järjestelmän pitäisi pystyä kasvamaan mukana.
Pienelle yritykselle suunnattu ohjelmisto voi olla aluksi helppo ja edullinen. Yrityksen kasvaessa vastaan voi kuitenkin tulla tilanteita, joissa tarvitaan esimerkiksi:
- enemmän käyttäjiä
- laajempaa raportointia
- tehokkaampaa laskutusta
- palkanlaskentaa
- integraatioita
- automaatiota
- parempaa kassavirran seurantaa.
Ohjelmistoa kannattaa siis arvioida myös tulevaisuuden tarpeiden näkökulmasta.
Raportointi kertoo, mitä yrityksessä oikeasti tapahtuu
Kirjanpito kertoo, mitä yrityksessä on tapahtunut. Hyvä taloushallinnon järjestelmä auttaa ymmärtämään, mitä tapahtumat tarkoittavat.
Yrittäjälle tärkeää voi olla esimerkiksi tieto siitä:
- paljonko yrityksellä on myyntisaamisia
- mikä on tämänhetkinen tulos
- miten liikevaihto kehittyy
- millainen kassatilanne on
- miten budjetti toteutuu
- miltä tulevat kuukaudet näyttävät.
Raportoinnin selkeys oli yksi keskeisistä ohjelmiston valintakriteereistä. Ohjelmistoja ei siis tule tarkastella vain sen perusteella, kuinka paljon ominaisuuksia niissä on,
vaan sen perusteella, miten hyvin ne vastaavat yrityksen todellisiin tarpeisiin.
Hyvä talousraportointi ei ole vain numeroita. Se on tietoa, jonka avulla yrittäjä voi tehdä päätöksiä.
Helppokäyttöisyys ratkaisee arjen kiireessä
Taloushallinnon ohjelmiston käyttäjäkokemus on tärkeä osa kokonaisuutta.
Jos laskun tekeminen, ostolaskun hyväksyminen tai raportin löytäminen tuntuu vaikealta, järjestelmän hyödyt jäävät helposti vajaiksi.
Siksi ohjelmistoa kannattaa kokeilla käytännössä ennen lopullista päätöstä.
Kysy esimerkiksi:
- Kuinka helposti pystyn tekemään myyntilaskun?
- Löydänkö nopeasti yrityksen tuloksen?
- Näenkö helposti, mitä yrityksellä on tulossa maksettavaksi?
- Pystynkö hyväksymään ostolaskut sujuvasti myös puhelimella?
Käytännön käyttökokemus kertoo usein enemmän kuin pitkä lista ohjelmiston ominaisuuksista.
Taloushallinnon ohjelmisto ja tilitoimisto muodostavat kokonaisuuden
Ohjelmistoa ei kannata valita irrallaan taloushallinnon kumppanista.
Jos yritys käyttää tilitoimistoa, kannattaa jo ennen päätöstä selvittää, miten yhteistyö käytännössä toimii.
- Kuka tekee kirjanpidon?
- Kuka hoitaa laskutuksen?
- Kuka käsittelee ostolaskut?
- Kuka seuraa verotukseen liittyviä asioita?
- Kuka vastaa kuukausiraportoinnista?
Entä keneltä yrittäjä saa vastauksen, kun jokin taloushallinnon asia askarruttaa?
Hyvä taloushallinto syntyy ohjelmiston ja asiantuntevan kumppanin yhteistyönä.
Ohjelmisto hoitaa automaatiota ja tiedon käsittelyä, mutta yrittäjä tarvitsee myös ihmisen, joka osaa tulkita talouden lukuja ja auttaa tarvittaessa niiden kanssa.
Tarvitseeko yrityksesi todella vaihtaa ohjelmistoa?
Joskus vastaus on ei.
Nykyinen ohjelmisto voi olla täysin toimiva, mutta sen kaikkia ominaisuuksia ei hyödynnetä. Ennen ohjelmiston vaihtamista kannattaakin selvittää, onko ongelma itse järjestelmässä vai siinä, miten sitä käytetään.
Toisaalta ohjelmiston vaihtaminen voi olla perusteltua, jos:
- nykyinen järjestelmä ei tue yrityksen kasvua
- raportointi ei vastaa tarpeita
- taloushallinnossa on paljon manuaalista työtä
- järjestelmät eivät keskustele keskenään
- yrittäjä ei saa riittävää näkyvyyttä talouteen
- nykyinen tilitoimisto tai ohjelmisto ei enää vastaa yrityksen tarpeita.
Tällöin ohjelmiston vaihtaminen voi olla mahdollisuus uudistaa koko taloushallinnon toimintatapaa.
Taloushallinnon ohjelmiston valinta kannattaa tehdä yhdessä asiantuntijan kanssa
Ohjelmistojen vertailu voi tuntua yrittäjästä työläältä. Vaihtoehtoja on paljon, ominaisuudet ovat osittain samoja ja hinnoittelumallit voivat olla vaikeasti vertailtavia.
Siksi ohjelmiston valintaa ei tarvitse tehdä yksin.
Asiantunteva tilitoimisto voi auttaa määrittelemään yrityksen tarpeet, vertailemaan vaihtoehtoja ja arvioimaan, mikä ratkaisu tukee parhaiten yrityksen toimintaa nyt ja tulevaisuudessa.
Samalla voidaan arvioida, mitä taloushallinnosta kannattaa hoitaa itse ja mitä on järkevää ulkoistaa.
Tavoitteena ei ole löytää mahdollisimman monipuolista ohjelmistoa.
Tavoitteena on löytää yritykselle sopiva kokonaisuus, jossa ohjelmisto, taloushallinnon prosessit ja asiantuntijapalvelu toimivat yhdessä.
Onko aika tarkistaa yrityksesi taloushallinnon kokonaisuus?
Jos nykyinen taloushallinnon järjestelmä tuntuu hankalalta, raportointi ei anna riittävästi tietoa tai yrityksesi on kasvamassa nykyisen järjestelmän ulkopuolelle, asia kannattaa ottaa tarkasteluun ennen kuin ongelmat kasvavat.
Voimme käydä yhdessä läpi:
1. Mitä yrityksesi taloushallinnolta tällä hetkellä tarvitsee?
2. Mitkä asiat voidaan automatisoida?
3. Mitä yrittäjän kannattaa hoitaa itse ja mitä voidaan ulkoistaa?
4. Tukeeko nykyinen ohjelmisto yrityksesi tulevaisuuden tavoitteita?
5. Olisiko jokin toinen ratkaisu yrityksellesi toimivampi?
Oikein rakennettu taloushallinto ei ole vain pakollinen yrityksen tukitoiminto. Se voi olla yrittäjälle tärkeä apuväline, joka säästää aikaa, parantaa talouden näkyvyyttä ja tukee yrityksen kasvua.
Jos et ole varma, palveleeko nykyinen taloushallinnon ohjelmistosi yritystäsi parhaalla mahdollisella tavalla, asia kannattaa selvittää. Jo lyhyt keskustelu voi auttaa näkemään, missä taloushallinnossa olisi mahdollisuus tehdä asiat nykyistä sujuvammin.