HR-järjestelmän valinnan perusteet
Kuinka paljon yrityksesi käyttää aikaa henkilöstöasioiden manuaaliseen hoitamiseen? Entä kuinka paljon aikaa kuluu tiedon etsimiseen, Excel-taulukoiden päivittämiseen,
sähköpostien lähettämiseen ja erilaisten henkilöstödokumenttien hallintaan?
Monessa yrityksessä HR arki on edelleen yllättävän manuaalista. Henkilöstötietoja ylläpidetään useassa paikassa, poissaoloja seurataan eri järjestelmissä ja perehdytyksen etenemistä saatetaan seurata erillisillä listoilla.
Yrityksen kasvaessa tällainen toimintamalli alkaa helposti tulla kalliiksi.
Siksi HR-järjestelmän hankintaa kannattaa tarkastella ennen kaikkea liiketoiminnan kehittämisenä ja investointina tehokkuuteen – ei pelkästään uutena ohjelmistokuluna.
Kun HR manuaalinen työ alkaa syödä tehokkuutta
HR-järjestelmän tärkein tehtävä ei ole tuoda yritykseen lisää yksi uusi järjestelmä.
Sen tehtävänä pitäisi olla päinvastoin vähentää järjestelmien ja manuaalisten työvaiheiden aiheuttamaa kuormaa.
Hyvin valittu HR-järjestelmä voi keskittää henkilöstöön liittyvää tietoa yhteen paikkaan ja helpottaa esimerkiksi:
- henkilöstötietojen hallintaa
- työsopimusten ja dokumenttien käsittelyä
- poissaolojen ja lomien hallintaa
- työajanseurantaa
- perehdytystä
- koulutusten seurantaa
- osaamisen kehittämistä
- raportointia ja analytiikkaa
- esihenkilötyötä.
Kun tieto löytyy yhdestä paikasta, aikaa ei tarvitse käyttää saman tiedon etsimiseen useista eri lähteistä.
Säästetty työaika on yritykselle konkreettinen hyöty.
Ensin tarpeet, sitten järjestelmä
Yksi yleisimmistä virheistä HR-järjestelmää hankittaessa on lähteä liikkeelle liian nopeasti järjestelmien ominaisuuksista.
Markkinoilla on paljon erilaisia ratkaisuja. Niissä kaikissa voi olla kiinnostavia ominaisuuksia, mutta tärkein kysymys on:
Mitä juuri meidän yrityksemme tarvitsee?
Ennen tarjouspyyntöjä kannattaa määritellä esimerkiksi:
- Mitkä HR-prosessit aiheuttavat tällä hetkellä eniten manuaalista työtä?
- Mitä tietoa HR ja esihenkilöt tarvitsevat päivittäisessä työssään?
- Mitä tietoa johto tarvitsee päätöksenteon tueksi?
- Mitä halutaan automatisoida?
- Mihin suuntaan yritys on kasvamassa?
- Mitä muita järjestelmiä HR-ratkaisun tulee pystyä hyödyntämään?
- Millaisia tietoturva- ja tietosuojavaatimuksia yrityksellä on?
Kun nämä asiat ovat selvillä, järjestelmien vertailusta tulee huomattavasti helpompaa.
Hyvä HR-järjestelmä palvelee koko henkilöstön elinkaarta
Modernin HR-järjestelmän ei pitäisi palvella vain HR-osastoa.
Sen pitäisi helpottaa myös esihenkilöiden ja työntekijöiden arkea.
Työntekijän näkökulmasta järjestelmä voi parhaimmillaan kulkea mukana koko työsuhteen ajan – rekrytoinnista ja perehdytyksestä osaamisen kehittämiseen ja työsuhteen päättymiseen asti.
Esimerkiksi perehdytyksen yhteydessä voidaan seurata, mitä asioita työntekijälle on jo käyty läpi, mitä koulutuksia on suoritettu ja mitä vielä tarvitaan.
Esihenkilölle tämä tarkoittaa parempaa näkyvyyttä oman tiimin tilanteeseen.
HR se tarkoittaa vähemmän manuaalista seurantaa.
Ja työntekijälle selkeämpää kuvaa omasta työstään ja kehittymisestään.
HR-data on johtamisen väline
Yksi merkittävimmistä HR-järjestelmän hyödyistä liittyy dataan.
Yrityksessä syntyy valtava määrä henkilöstöön liittyvää tietoa. Jos tieto on hajallaan eri järjestelmissä ja Excel-tiedostoissa, sen hyödyntäminen on vaikeaa.
Kun tietoa voidaan tarkastella keskitetysti, siitä voidaan muodostaa raportteja ja analyysejä päätöksenteon tueksi.
Johto voi saada parempaa näkyvyyttä esimerkiksi henkilöstöön, poissaoloihin, koulutuksiin ja muihin henkilöstöön liittyviin kokonaisuuksiin.
Tällöin HR-järjestelmä muuttuu vähitellen hallinnollisesta työkalusta johtamisen työkaluksi.
Käyttäjäystävällisyys ratkaisee
Järjestelmä voi sisältää kuinka paljon ominaisuuksia tahansa, mutta jos sen käyttäminen on vaikeaa, hyöty jää helposti pieneksi.
Siksi käyttäjäystävällisyyttä ei kannata arvioida pelkästään palveluntarjoajan esittelyn perusteella.
Mahdollisuuksien mukaan järjestelmää kannattaa päästä kokeilemaan käytännössä.
Hyviä kysymyksiä ovat esimerkiksi:
- Löytääkö työntekijä tarvitsemansa tiedon helposti?
- Onko esihenkilön helppo tehdä omat tehtävänsä?
- Kuinka paljon järjestelmän käyttö vaatii koulutusta?
- Voiko järjestelmää mukauttaa yrityksen omiin tarpeisiin?
- Ovatko ilmoitukset ja muistutukset helposti hallittavissa?
Hyvä käyttäjäkokemus on myös tehokkuustekijä.
Mitä helpompi järjestelmää on käyttää, sitä todennäköisemmin sitä myös käytetään oikein ja kattavasti.
Älä unohda integraatioita ja tulevaisuuden tarpeita
HR-järjestelmä ei toimi tyhjiössä.
Yrityksellä on usein käytössä esimerkiksi taloushallinnon, palkkahallinnon, työajanseurannan tai muita liiketoiminnan järjestelmiä.
Siksi kannattaa selvittää jo hankintavaiheessa, miten uusi HR-järjestelmä toimii yhdessä muiden järjestelmien kanssa.
Myös tulevaisuus kannattaa ottaa huomioon.
Yrityksen henkilöstömäärä voi kasvaa nopeasti. Toimintatavat voivat muuttua ja uusia järjestelmiä voidaan ottaa käyttöön.
HR-järjestelmän pitäisi pystyä kasvamaan yrityksen mukana.
Tietoturva ei ole sivuseikka
HR-järjestelmissä käsitellään paljon henkilötietoja. Siksi tietoturva ja tietosuoja ovat yksi tärkeimmistä valintakriteereistä.
Palveluntarjoajalta kannattaa selvittää ainakin:
- miten henkilötiedot suojataan
- miten käyttäjäoikeuksia hallitaan
- missä tietoja säilytetään
- miten tietoturvaa ylläpidetään
- millaisia sertifikaatteja ja muita osoituksia palveluntarjoajalla on
- miten tietoturvaan liittyvistä poikkeamista toimitaan.
Älä vertaa vain kuukausihintaa
HR-järjestelmää kilpailutettaessa hinta on luonnollisesti tärkeä tekijä.
Pelkkä kuukausihinta ei kuitenkaan kerro järjestelmän todellista kustannusta tai hyötyä.
Kannattaa tarkastella kokonaisuutta:
Mitä järjestelmä maksaa – ja mitä se säästää?
Jos uusi järjestelmä vapauttaa esimerkiksi HR ja esihenkilöiden työaikaa manuaalisesta tiedon käsittelystä, sillä voi olla merkittävä taloudellinen vaikutus.
Myös käyttöönotto, koulutus, integraatiot, lisäominaisuudet ja tuleva henkilöstömäärän kasvu kannattaa huomioida kustannuksissa.
Kartoituksessa palveluntarjoajien hinnoittelumallit vaihtelivat. Useilla hinnoittelu perustui henkilöstömäärään, ja joissakin ratkaisuissa hintaan vaikuttivat lisäksi esimerkiksi lisenssitaso tai käyttöön otettavien HR-työkalujen laajuus.
Miten onnistunut HR-järjestelmän kilpailutus kannattaa tehdä?
Hyvä kilpailutus kannattaa tehdä vaiheittain.
1. Määrittele nykytilanne
Selvitä, miten HR-asiat hoidetaan tällä hetkellä ja missä ovat suurimmat haasteet.
2. Tunnista tulevaisuuden tarpeet
Mihin yritys on menossa? Kasvaako henkilöstömäärä? Muuttuvatko toimintatavat?
3. Tee selkeä vaatimusmäärittely
Määrittele ominaisuudet, jotka ovat yritykselle välttämättömiä ja toisaalta ne, jotka ovat hyödyllisiä mutta eivät kriittisiä.
4. Kilpailuta useampi palveluntarjoaja
Kun tarjoukset perustuvat samoihin kysymyksiin ja vaatimuksiin, vaihtoehtoja on helpompi vertailla.
5. Testaa käytännössä
Pyydä palveluntarjoajilta järjestelmäesittely ja mahdollisuuksien mukaan testitunnukset.
6. Selvitä nykyisten asiakkaiden kokemukset
Palveluntarjoajan oma esittely kertoo vain yhden näkökulman. Käyttäjien kokemukset voivat antaa arvokasta lisätietoa.
7. Arvioi kokonaiskustannus ja hyöty
Älä tarkastele pelkästään järjestelmän hintaa. Arvioi myös säästetty työaika, tehokkuuden paraneminen ja mahdollisuus hyödyntää HR-dataa paremmin.
Kartoitus tuo päätöksentekoon varmuutta
Eräässä HR-järjestelmän kartoituksessa markkinoilta tunnistettiin ensin 10 potentiaalista palveluntarjoajaa. Näistä viisi vastasi lähetettyyn kyselyyn.
Vastausten perusteella kaikki viisi olivat organisaation koon näkökulmasta mahdollisia vaihtoehtoja. Järjestelmien välillä oli paljon yhtäläisyyksiä, mutta myös eroja esimerkiksi analytiikassa, raportoinnissa, käyttäjäystävällisyydessä ja tietoturvassa.
Kartoituksen perusteella kaksi palveluntarjoajaa nousi ominaisuuksiltaan selkeämmin esiin, mutta myös muut vaihtoehdot pidettiin mukana jatkoneuvotteluissa. Näin yritykselle jäi mahdollisuus vertailla ratkaisuja tarkemmin myös hinnan ja muiden sopimusehtojen perusteella.
Tämä on hyvä esimerkki siitä, että järjestelmän valintaa ei tarvitse tehdä yhden esittelyn perusteella.
Hyvin suunniteltu kartoitus auttaa tekemään päätöksen tiedon, ei oletusten perusteella.
HR-järjestelmä kannattaa nähdä investointina
HR-järjestelmän hankinta voi tuntua aluksi uudelta kustannukselta.
Oikein valittuna se voi kuitenkin olla investointi, joka maksaa itseään takaisin säästettynä työaikana, tehokkaampina prosesseina, parempana tiedonhallintana ja laadukkaampana päätöksentekona.
Erityisesti kasvavassa yrityksessä manuaalisten HR-prosessien kustannukset kasvavat helposti henkilöstömäärän mukana.
Siksi oikea aika arvioida HR-järjestelmän toimivuutta ei välttämättä ole silloin, kun nykyinen järjestelmä on jo täysin riittämätön.
Paras hetki on ennen kuin tehottomista toimintatavoista tulee yritykselle normaali tapa toimia.
Onko teidän yrityksenne HR-järjestelmä ajan tasalla?
Jos henkilöstöhallinto perustuu edelleen useisiin Excel-tiedostoihin, sähköposteihin ja manuaaliseen tiedon siirtämiseen, kannattaa pysähtyä hetkeksi arvioimaan kokonaisuutta.
Mitä aikaa voitaisiin säästää?
Mitä tietoa yrityksellä olisi käytettävissään, jos henkilöstödata olisi yhdessä paikassa?
Mitä esihenkilöiden työssä voitaisiin automatisoida?
Ja ennen kaikkea: mitä muuta yrityksessä voitaisiin tehdä sillä ajalla, joka nyt kuluu manuaaliseen HR-työhön?
Hyvin toteutettu HR-järjestelmän kartoitus auttaa vastaamaan näihin kysymyksiin ja löytämään ratkaisun, joka tukee yrityksen nykyistä toimintaa – mutta myös tulevaa kasvua.
Me SunAnn Consulting Oy:ssä autamme yrityksiä HR-järjestelmän kartoituksessa ja kilpailutuksessa.